Polityka prywatności

Administrator platformy VINSet

[Uzupełnij dane firmy w pliku .env — VINSET_OPERATOR_NAME]

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z platformy VINSet (https://vinset.pl), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

Uwaga: Niniejszy dokument ma charakter wzoru dostosowanego do modelu biznesowego VINSet. Przed publikacją na produkcji zalecamy weryfikację treści przez kancelarię prawną specjalizującą się w RODO.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem Platformy VINSet jest podmiot wskazany w bloku informacyjnym na początku niniejszego dokumentu (dalej: „Administrator”).

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem: rodo@vinset.pl.

2. Role Administratora — platforma vs. sprzedaż

W związku z modelem marketplace Administrator pełni różne role w zależności od etapu procesu:

Administrator Platformy — przetwarza dane Klienta w celu obsługi zapytania RFQ, prezentacji ofert i działania serwisu.
Vendor (sprzedawca) — po akceptacji oferty przez Klienta staje się odrębnym administratorem danych Klienta niezbędnych do realizacji umowy sprzedaży (wysyłka, faktura, reklamacje).
Stacja diagnostyczna (Partner) — otrzymuje ograniczone informacje o zamówieniach poleconych własnym kodem (w celu rozliczenia prowizji), nie jest administratorem danych Klienta w zakresie realizacji sprzedaży.

3. Jakie dane zbieramy

3.1. Klienci końcowi (formularz RFQ)

Numer VIN — identyfikator pojazdu (może stanowić dane osobowe w powiązaniu z innymi informacjami);
Numer telefonu — kontakt w sprawie ofert i zamówienia;
Kod stacji diagnostycznej — identyfikacja polecenia;
Dane pojazdu — opcjonalnie: rocznik, marka, model, silnik, moc (KM/kW);
Dane z dowodu rejestracyjnego — opcjonalnie, przy skanowaniu kodu Aztec (VIN, marka, model itd.);
Preferencje jakości części i preferowani producenci;
Uwagi Klienta — opcjonalnie;
Dane techniczne — adres IP, data i czas złożenia zapytania, logi serwera.

3.2. Vendorzy

Nazwa firmy, NIP, adres, miasto, kod pocztowy;
Telefon, adres e-mail;
Dane logowania (hasło w formie zhashowanej);
Tokeny API (Sanctum) — hash w bazie danych;
Historia ofert, zamówień i rozliczeń prowizji.

3.3. Stacje diagnostyczne (Partnerzy)

Nazwa firmy, NIP, adres, dane kontaktowe;
Kod stacji, współrzędne GPS (mapa stacji);
Dane do wypłat prowizji (numer IBAN, nazwa rachunku);
Historia prowizji i wypłat.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel	Podstawa prawna (RODO)
Obsługa zapytania RFQ i prezentacja ofert	Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy / działania przed zawarciem umowy
Realizacja umowy sprzedaży (przekazanie danych Vendorowi)	Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy
Rozliczenie prowizji stacji i vendorów	Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy B2B
Obsługa płatności (Przelewy24)	Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy
Rejestracja i obsługa kont vendorów / stacji	Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy
Bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom	Art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes Administratora
Limit zapytań RFQ na numer telefonu	Art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes (ochrona przed spamem)
Wypełnienie obowiązków prawnych (np. księgowość)	Art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny
Kontakt w sprawie reklamacji usług Platformy	Art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes

5. Udostępnianie danych — odbiorcy

Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

Vendorom — po akceptacji oferty przez Klienta, w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia (VIN, telefon, dane pojazdu, szczegóły zamówionych części). Vendor staje się wówczas samodzielnym administratorem tych danych.
Stacjom diagnostycznym — w zakresie niezbędnym do rozliczenia prowizji (informacja o zamówieniu powiązanym z kodem stacji, bez pełnych danych kontaktowych Klienta, o ile nie jest to wymagane do rozliczenia).
PayPro S.A. (Przelewy24) — w zakresie niezbędnym do realizacji płatności.
Dostawcy hostingu i infrastruktury IT — na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.
Organy publiczne — gdy wymaga tego obowiązujące prawo.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych podmiotom trzecim.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane przetwarzane są na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli w związku z korzystaniem z usług podmiotów trzecich (np. hosting, mapy) dojdzie do przekazania danych poza EOG, Administrator zapewni odpowiednie zabezpieczenia przewidziane RODO (np. standardowe klauzule umowne).

7. Okres przechowywania danych

Dane RFQ (VIN, telefon, dane pojazdu) — przez czas obsługi zapytania i ofert, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń lub do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu, nie dłużej niż 3 lata od ostatniej aktywności.
Dane zamówień — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).
Dane vendorów i stacji — przez okres trwania współpracy i po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń.
Logi serwera — do 12 miesięcy.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane przetwarzamy, ma prawo do:

dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),
sprostowania danych (art. 16 RODO),
usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO),
ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
przenoszenia danych (art. 20 RODO),
sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO),
cofnięcia zgody — jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (art. 7 ust. 3 RODO).

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt: rodo@vinset.pl.

Osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Uwaga: W zakresie danych przekazanych Vendorowi w celu realizacji zamówienia, żądania dotyczące tych danych należy kierować bezpośrednio do Vendora będącego administratorem tych danych.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie numeru VIN, telefonu i kodu stacji jest wymagane do złożenia zapytania RFQ. Podanie danych pojazdu i skorzystanie ze skanera dowodu rejestracyjnego jest dobrowolne, lecz ułatwia prawidłowy dobór części.

Brak podania wymaganych danych uniemożliwia skorzystanie z usługi Platformy.

10. Pliki cookies i technologie lokalne

Platforma VINSet korzysta z niezbędnych plików cookies w celu:

utrzymania sesji użytkownika (logowanie vendorów, stacji, admina),
zapewnienia bezpieczeństwa (token CSRF),
zapamiętania preferencji technicznych serwisu.

Platforma nie wykorzystuje cookies marketingowych ani profilowania reklamowego. Mapa stacji może korzystać z zewnętrznych usług (OpenStreetMap / Google Maps), które mogą stosować własne cookies — szczegóły określają polityki tych dostawców.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym:

szyfrowanie transmisji (HTTPS/SSL),
hashowanie haseł użytkowników paneli,
ograniczenie dostępu do danych (role i uprawnienia),
regularne kopie zapasowe bazy danych,
ograniczenie liczby zapytań RFQ na numer telefonu (anty-spam).

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Platforma może automatycznie dopasowywać pozycje RFQ do katalogu produktów Fenix (sugestie numerów katalogowych). Decyzja o zakupie i wybór oferty zawsze należy do Klienta. Nie stosujemy zautomatyzowanego profilowania wywołującego skutki prawne wobec Klienta.

13. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega prawo do aktualizacji niniejszej Polityki. Nowa wersja zostanie opublikowana na stronie Platformy z podaniem daty wejścia w życie. W przypadku istotnych zmian użytkownicy zostaną poinformowani odpowiednim komunikatem w serwisie.

14. Kontakt

W sprawach ochrony danych osobowych prosimy o kontakt:

E-mail: rodo@vinset.pl
E-mail ogólny: kontakt@vinset.pl